任何一场活动，首先都需要一个详细的可执行的活动策划案。办年会也是如此，虽然都是单位内部人员，某些方面可以随便点，但由于活动关系到团队关系的融洽，因此作为活动策划者一点也不能马虎，必须顾及方方面面，周密安排。
具体来讲，一个年会策划案内容应包括活动目的、场地准备、现场安排、活动准备、人员职责、经费预算等，每一个部分都非常重要。
1.明确活动目的，突出特色和主题
为什么要花钱举办年会活动？当然是有目的的。而和这个目的息息相关的就是本次年会的主题。有的单位是多少周年庆，有的单位是今年业绩翻了多少倍，有的单位可能是拿到了多少个好项目，有的单位可能是制定了下一步的大目标，每个单位对于这一年的关键词都不一样，而年会目的就要结合年会的主题进行阐述，对于不同的年会主题应该给员工、给外界传达什么样的信息，都需要在目的中阐述清楚。除了这些个性特色，年会还常带有加深职工交流，营造团结活泼的团队氛围，激发职工干事创业活力的目的。
2.明确年会场地，注重适度与功能
选择年会场地，要全方位考虑实际需要，注重适度与功能。选择场地需要注重以下几方面的事项：
一是会场地理位置。会场的地段是否比较偏，单位大部分员工前往这里需要的时间大概需要多久，有无地铁站，有无公交车站，公交车的收班时间大概是多少，公交车站和附近的地铁站有无公共站点提供换成，会场附近打车是否方便，会场是否方便寻找，等等，这些因素都需要从实际情况出发综合考虑到。如果单位能够安排车辆接送那就更好啦。
二是会场的大小。活动场地规模宜量力而行。考虑到会场的人员接纳量，建议在参会人数基础上上浮20%。因为一般年会期间会安排一些团队互动活动，为了不显得拥挤，所以会场适当宽松点为佳。
三是会场的效果。舞台效果是否可以达到预期效果，灯光可以如何控制、音效如何、灯全亮和灯全灭是什么效果。对于舞台的搭建效果，需要在没人的时候查看一次，另外还需要在会场充满人的情况下查看一次，可能是其他公司或组织在使用会场的时候，看看他们的会场效果，这样可以很好的预见自己公司使用这个会场时候的现场效果。
四是会场的配套设施。更衣间与后场间是否可以一气呵成，舞台旁边需要必备一个换衣间和后场间，可以使观众在没有打扰的情况下享受整场年会。有的会场需要表演人员拿着衣服奔向场外的洗手间换衣服，然后在奔到舞台两旁进行后场，一场年会下来，表演人员一直都在来回穿梭，是一个很差的体验。其他还有一些小的选择标准，如何会场的网络情况、停车场地等等，这些项目可以根据单位的自身情况加入选择标准中。
3.明确现场流程，严把时间节点
年会现场的流程必须严谨，每一个时间点，对应一个活动内容，时间点要具体到分钟。
入场贵在有序。一定要考虑到人的流动顺序，不要让参会者来回流动，这会让本来人就比较多的会场因为人员的反复进出，更加拥堵。比如，合理的流程是参会者先排队签到，签到完成后随即入场就坐，然后再组队进行合影拍照。不合理的流程是先入场就坐，然后再出来排队签到，然后再到场外进行拍照留念。这样的安排就没有遵循人的流动顺序，使得现场混乱不堪。
暖场贵在温馨。在正式开始前，需要考虑到就坐的员工的体验，可以是放一些热场曲，也可以是播放单位相关的一些视频，可以是单位曾经制作过的视频，也可以是专门为本次年会制作的视频，或者是领导对大家的寄语，等等。播放这些视频的好处是可以帮助员工酝酿情绪，老员工可以从中感受到更多的存在感，让所有人提前都参与进来。
致辞贵在激情。领导的致辞环节一定要安排的特别隆重，这是一个老板展示自己魅力的机会，所以致辞稿要饱含激情。同样，这也是一次员工了解领导的机会，很多员工平日里可能与老板都只有擦肩而过的机会，那这一次致辞便是让所有员工来了解老板。领导致辞，可以与员工的互动，让会场气氛达到最高点。
节目重在参与。年会的节目时间一般3小时左右为宜，大致有哪些、节目需要有多少个，每个节目时长需控制在多长时间范围内、互动环节需要设置多少个，确定好以上内容，通知各部门自导自演节目，重在参与。然后根据上报的节目，分不同性质错开进行编排，力求现场有起有伏。现场主持人适当安排一些互动、游戏环节，参与者有奖等等，以调动员工参与积极性。
4.明确筹备进度，坚持责任到人
确定了年会场地、大致流程、节目，下一阶段就是基于以上所有内容制定筹备的时间节点，明确责任到人。
对于节目要坚持项目责任制，每一个项目都有项目负责人。这样做的好处在于，可以更快地进行决策，并推进落实，每一个细分部分都有责任人，在于每一个环节出了问题，都能责任到人，快速进行解决。可以制定一个职责表，在年会活动当天的人员职责表中一定要有一名总调度，当天的所有人员安排都要服从总调度安排和调度，各块出了问题第一时间找自己板块的负责人，最后再找总调度。此外，安排几名机动人员，应对随时出现的紧急情况。
5.明确活动预算，坚持适度原则
活动预算根据单位的情况，量力而行，适度为宜。通过前面所有的策划，整个项目的物资需求以及预算需求基本都已经清楚，整理一份物资表和预算表，就可以很好的进行项目成本的控制。
物资表要细致到物品的名称、数量、单位、用处、存放处、管理和搬运人员、是否已采购、租借时间、归还时间。这样的一份表格才方便物资的使用与清点，每一件物资都责任到人，如数家珍。
预算表要细致到项目名称、数量、单位、费用、用处、有无发票、发票类型、对应责任人。在预算审批以及报销的时候才能轻松应对领导和财务的疑问。
最后，还要考虑各种临时问题的应急方案。如预定的会场当天无法使用、会场网络情况差、主持人出现临时状况、老板因为特殊原因迟到或者无法到场、话筒老是出问题……等等。应对各种情况都应该制定相应的备选方案，未雨绸缪才会使组织者在遇到紧急情况的时候临危不乱、从容处置。
这样方案写出来，可以再征求领导和各项目负责人的意见，进行修改完善，更有利于大家通气，有利于更好地办好年会活动。
